Com a solicitação de compra pronta, é hora de fazer contato com os fornecedores e comparar os orçamentos com o mapa de concorrência.
A partir da criação de uma cotação com as informações básicas e os itens preenchidos com as devidas quantidades, é hora de adicionar um responsável para a cotação que irá realizar a pesquisa de preços e criar o mapa de concorrência.
Para essa próxima fase, altere o status da cotação de Rascunho para Solicitação.
Temos alguns status diferentes que representam essa mesma fase de Solicitação:
- Solicitação - em contato com fornecedores para pesquisa de preço;
- Concorrência - em negociação de preços com fornecedores;
- Pendente - pendente de tomada de decisão, de qual fornecedor comprar;
Ao entrar novamente na cotação (através do ícone de editar
) defina um Responsável pela coleta de orçamentos com os fornecedores nas informações básicas.
Criando o mapa de concorrência
Com o levantamento de itens e responsável pela cotação definido, é hora de criar o mapa de concorrência.
1. Adicione os fornecedores
Adicione os fornecedores que farão parte do quadro de concorrência da cotação através do botão Adicionar -> Fornecedores.
Para cada fornecedor, será criada uma coluna para adicionar os preços oferecidos por cada um. O próximo passo é incluir os preços unitários de cada item e informações de condição de pagamento, frete, desconto (caso tenha).
2. Adicione os preços unitários de cada fornecedor
Clique na célula do preço unitário na coluna do fornecedor e digite o preço (por unidade de medida) orçado com ele.
Esse preço será multiplicado pela quantidade solicitada, e será somado para gerar o total por fornecedor.
Você também pode incluir os preços através da nossa planilha de cotação.
3. Adicione outras informações de cada proposta
Sabemos que não é só o preço unitário que conta no orçamento: condição de pagamento, prazo de entrega e descontos influenciam a tomada decisão. Adicione essas informações para enriquecer o mapa de concorrência.
Todos os dados de proposta do fornecedor podem ser preenchidos também pela planilha modelo de cotação - Acesse nosso artigo sobre o tema
4. Defina qual será o fornecedor escolhido
Após preencher os dados dos outros fornecedores do mapa, é hora de escolher de quem comprar.
Durante o preenchimento dos preços, você deve ter percebido que para cada item temos 1 preço em laranja: este é o preço mais barato entre os fornecedores desse item.
Você pode escolher o fornecedor por item - comprando o mais barato de cada um. Nesse caso, ao finalizar a cotação, serão criados pedidos de compra separados.
Mas se deseja seguir a compra toda com um mesmo fornecedor, também é possível. Basta clicar na caixa de seleção na coluna do fornecedor escolhido.
Veja que uma coluna de Fornecedor Adotado é criada, mostrando o preço escolhido do fornecedor para cada um dos itens.
Com a escolha feita, clique em 
para salvar a tomada de decisão.
5. Conclua a cotação
Ao retornar para a esteira de cotações (você pode usar o menu superior Requisições -> Cotações), altere o status da cotação para Concluída.
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Atenção: somente os usuários com a permissão Aprovar Cotação conseguem mudar o status para Concluída.
A cotação é movida para a fase Solicitações Finalizadas, e automaticamente é criada uma Ordem de Execução com mesmo ID e descrição. A partir daí, é hora de controlar o pedido de compra.
Caso tenha escolhido comprar com mais de um fornecedor, serão criados pedidos de compra diferentes para cada um.
Avaliação de fornecedor
Ao concluir uma cotação uma janela de avaliação de fornecedores irá aparecer na sua tela.
Esse processo não é obrigatório e você pode fechar/cancelar a janela. Mas caso queira avaliar para ter um histórico de reputação de seus fornecedores, é interessante dar notas para cada um dos critérios apresentados. A tag ao lado do nome do fornecedor traz esse resultado de compras feitas anteriormente.
Assista o video com o tutorial do mapa de concorrência: