1. Como Acessar o Módulo de Compras
Para começar, no menu lateral esquerdo da plataforma, localize e clique em Suprimentos> Compras.
🎯 Observação: Esta seção é o ponto central onde você gerenciará todas as suas transações de cotações e ordem de execução.
2. Visualização e Status dos Processos
2.1 Cotações e Ordens de Execuções
O módulo é dividido em duas abas principais na parte superior: Cotações e Ordens de Execução.
Cada aba permite acompanhar o ciclo dos seus processos através de status específicos:
a) Aba de Cotações
Status disponíveis: Rascunho, Pendente, Concorrência, Solicitação, Aprovação pendente, Revisão, Concluída e Cancelada.
Na aba de Cotações, filtre a listagem clicando diretamente sobre cada status na barra superior.
Assim, o sistema aplica automaticamente os filtros correspondentes a cada status selecionado, exibindo apenas as cotações relacionadas àquele estágio do processo.
💡 Saiba mais: Para entender detalhadamente o passo a passo de como criar e gerenciar uma cotação, clique aqui.
b) Aba de Ordens de Execução (OE)
Status disponíveis: Pendente, Solicitado, Entrega Pendente, Entrega Recusada, Concluída e Arquivada.
Na aba de Ordens de Execuções, filtre a listagem clicando diretamente sobre cada status na barra superior.
Assim, o sistema aplica automaticamente os filtros correspondentes a cada status selecionado, exibindo apenas as ordens de execuções relacionadas àquele estágio do processo.
💡 Saiba mais: Para entender o fluxo completo de emissão e acompanhamento de uma ordem de execução, clique aqui.
🎯 Detalhe: Na aba de Ordens de Execução, a Coluna de Lançamentos indica o vínculo financeiro atual do documento. Ela exibirá Não vinculado (se ainda precisar criar um lançamento financeiro) ou Vinculado (caso o financeiro já tenha sido gerado).
2.2 Dicas de Usabilidade:
Ao passar o mouse sobre os ícones de interrogação (?) ao lado de cada status, o sistema exibirá uma explicação detalhada sobre o significado dele.
🗒️ Exemplo: o status Arquivada indica um pedido que não será executado, mas que pode ser reativado futuramente.
🚨 Detalhe importante: se utilizar o processo de duplo nível de aprovação (para mais detalhes sobre esse processo, clique aqui), o sistema adiciona automaticamente o status Aprovação Diretoria na aba de Cotações, garantindo maior controle sobre as compras.
2.3 Visualização em Tabela ou Quadro Kanban
Você pode alternar o modelo de exibição entre Lista (mais técnica) ou Quadro (fluxo visual) utilizando os ícones no canto superior direito da tela.
- Visualização em Lista: Apresenta os dados em formato de lista detalhada. É uma visão mais técnica, ideal para analisar colunas, conferir valores e verificar dados estruturados de múltiplos registros ao mesmo tempo.
- Visualização em Quadro: Organiza os processos em colunas visuais divididas por status. É um modelo de fluxo visual perfeito para acompanhar o progresso das demandas diárias.
💡 Dica: Na visualização em Quadro, você pode alterar o status de uma cotação ou ordem de execução rapidamente. Basta clicar sobre o card desejado, segurar e arrastá-lo para a coluna do status correspondente.
3. Ações Rápidas por Item
Ao lado de cada linha de cotação ou ordem de execução, você encontrará ícones funcionais:
- Ícone de Visualizar (olho
): Ao clicar, você será redirecionado para uma nova aba interna da cotação ou OE, com o detalhamento completo do registro.
- Ícone de Log de Eventos (relógio
): Histórico completo de todas as movimentações e alterações do processo de cotações/ordens de execução, de forma independente: com registro de mudanças, usuários e a datas e horários das ações.
- Ícone de Lançamento Financeiro (cifrão
): Disponível apenas na aba de Ordens de Execução, permite criar um lançamento financeiro atrelado àquela ordem específica.
⚠️ Atenção crucial sobre a alteração de status: O sistema atualiza o status da Ordem de Execução para "Concluída" no exato momento em que você clica no botão "Criar lançamento Financeiro". Esse gatilho ocorre antes mesmo de você salvar a despesa. Portanto, se você clicar para criar o lançamento e — por qualquer motivo — Cancelar ou Fechar a tela de Nova Despesa sem salvar, a Ordem de Execução ainda assim constará como Concluída, mas o lançamento financeiro não terá sido gerado. Fique atento para concluir o salvamento da despesa até o final!
4. Vínculo de várias OEs em um Único Lançamento Financeiro
Visando a otimização de tempo e evitando retrabalho, o sistema Brickup dispõe da possibilidade de vincular várias OEs em um único lançamento financeiro:
1 - Na aba Ordens de Execução, selecione as caixinhas à esquerda dos itens desejados.
⚠️ Atenção: O processamento de várias OEs não é exclusivo para um status específico, sendo possível selecionar ordens com outros status — inclusive Concluída — desde que elas tenham valor maior que zero e estejam com a coluna Lançamento como "Não vinculado".
Uma barra preta surgirá na parte inferior da tela exibindo a quantidade de ordens selecionadas e o somatório do valor total delas. Confira as informações e clique no botão Criar lançamento financeiro localizado no canto direito dessa barra.
2 - Clique no botão Criar lançamento financeiro na barra inferior que apareceu.
3 - O sistema solicitará confirmação. Clique em "Sim, concluir OEs" para abrir a tela de Nova Despesa.
🎯 Observação: Ao clicar em "Sim, concluir OEs" que o sistema atualiza o status de todas as ordens selecionadas para Concluída. Caso o processo de criar lançamento seja interrompido, as OEs permanecerão como concluídas, sem vínculo financeiro.
🎯 Observação sobre a Descrição do Lançamento: Ao abrir a tela de Nova Despesa em lote, o sistema preenche o campo de descrição financeira automaticamente mencionando os ID das OEs vinculadas. Isso garante a rastreabilidade entre o setor de compras e o financeiro, mas você pode complementar o texto como preferir.
Exemplo:
4 - Verifique as informações necessárias e clique em Salvar. Isso concluirá a geração de um único lançamento para as ordens selecionadas.
⚠️ Atenção (Alerta de Valor Divergente): Durante o processo de criação do lançamento, o sistema pode exibir alertas para conferência. Isso ocorre, por exemplo, quando as ordens de execução possuem divisões por etapas ou centros de custo e precisam ser preenchidos/revisados manualmente.
💡 Dica: Caso necessário aplicação de desconto global no lançamento, basta apagar o valor total sugerido na tela de "Nova Despesa", digitar o valor final desejado e concluir o salvamento clicando em Salvar.
🚨 Detalhe: Observe que se você alterar manualmente o valor total da despesa na tela de Nova Despesa para aplicar uma redução, o sistema exibirá o aviso "Valor divergente das OEs". Essa mensagem é apenas um alerta de segurança para confirmar se a alteração foi intencional; você pode prosseguir com o salvamento normalmente.
5. Filtros e Personalização
5.1 Filtros Avançados e Datas
Utilize o botão Filtros (
) no canto superior esquerdo para abrir o painel lateral e refinar sua busca por Obra, Fornecedor, Gestor ou Responsável. Fique atento, pois as opções de busca por período mudam de acordo com a aba em que você estiver trabalhando:
- Na aba de Cotações: O painel de filtros traz o campo exclusivo Filtrar por, permitindo que você escolha se o intervalo de tempo deve buscar pela Data de criação ou pela Data de entrega.
- Na aba de Ordens de Execução (OE): Como a listagem de OEs foca em processos autorizados e exibe estritamente a coluna Data de Criação na tabela, o painel lateral disponibiliza de forma direta o campo de Período (composto por Data início e Data fim). Portanto, qualquer busca por período nesta aba usará sempre a data em que a ordem foi gerada como base.
5.2 Configuração de Colunas:
Clique no botão Colunas (
) para ocultar ou exibir determinadas colunas conforme a sua necessidade de leitura.
6. Exportação
O botão Exportar (
) gera um relatório com os dados exibidos na tela, seja de Cotações ou de Ordens de Execução, de acordo com a aba em que você estiver no momento da exportação.
O sistema adota duas regras estritas para a exportação de relatórios (válidas tanto para Cotações quanto para OEs):
- Sem filtro de período de tempo aplicado: O relatório baixado trará, por padrão, as informações correspondentes apenas ao mês vigente.
- Com filtro de período de tempo aplicado: Se você utilizar o botão de Filtros
de datas do painel lateral, com intervalo máximo permitido de 30 dias.
🗒️ Exemplo da exportação de Cotação:
🗒️ Exemplo da exportação de Ordem de Execução:
