Aprenda a criar uma requisição de compra para ser feita a cotação e pesquisa de preços entre fornecedores.
Para aqueles itens que a empresa irá fazer a pesquisa de preços com fornecedores diferentes antes de fazer a compra, o processo de cotação da BrickUp é bem completo, podendo até utilizar as Automações para enviar notificações ao longo do processo.
Para criar uma cotação, entre na sua obra e acesse o menu de Requisições -> Cotações.
A cotação passa por 3 fases diferentes até a criação do pedido de compra:
- Rascunhos: o início da cotação, momento onde o usuário adiciona as informações básicas e os itens que serão comprados;
- Solicitações: as informações para a pesquisa de preço já foram adicionadas, um responsável pela cotação será definido para fazer o contato com fornecedores, os preços serão coletados para avaliação e tomada de decisão;
- Solicitações finalizadas: neste momento o(s) fornecedor(es) já será definido e o processo de cotação será finalizado.
Assim que uma cotação é concluída o sistema BrickUp cria automaticamente uma ordem de execução (pedido de compra) com mesmo ID da cotação.
Para criar uma cotação, clique em Adicionar.
Informações básicas
Preencha as informações básicas da cotação:
- Subgrupo: informação não obrigatória, serve como uma classificação/agrupamento para as suas cotações. Para entender como criar Subgrupos acesse o nosso artigo sobre o tema;
- Descrição: nome para a sua cotação;
- Data de criação: por padrão o sistema coloca o dia de hoje, mas esse dado é editável;
- Data de entrega: caso tenha uma data limite para que o fornecedor entregue estes itens, a data de entrega vai orientar a equipe de compras a negociar prazos com os fornecedores;
- Etapas: é possível incluir a informação de etapas do planejamento no processo de compras. Essa informação será carregada para o pedido de compras e no lançamento financeiro dessa despesa.
O sistema permite que você selecione mais de uma etapa do seu planejamento.
O botão na lateral das etapas permite 2 caminhos para essa seleção:
- Individual: seleciona as etapas de forma individual;
- Árvore: permite selecionar uma etapa mãe com as sub etapas dela.
Para definir a divisão por etapa, clique no ícone da engrenagem 
e escolha entre distribuir proporcionalmente por etapas (dividindo por porcentagem) ou distribuir as quantidades de itens para cada etapa (necessário já ter adicionado os itens na cotação).
Por padrão, caso tenha mais de uma etapa não gerencie a distribuição, o sistema fará a divisão de porcentagens de forma proporcional. Ou seja, para 2 etapas 50% para cada.
- Gestor: por padrão, quem está criando a cotação será o gestor, porém o campo é editável;
- Status: para a cotação que está sendo criada agora, se mantém em rascunho, em outros momentos é possível alterar o status por este campo também;
- Observação: campo aberto para adicionar qualquer comentário ou detalhe sobre a cotação;
- Necessita aprovação: caso o fluxo da empresa exija a aprovação da cotação para que se torne um pedido de compra, deixe essa opção selecionada.
Clique em Salvar para liberar a cotação para ser preenchida.
Ao salvar, será liberada a aba de Itens e Ordem de Execução.
Itens
Nesta aba será possível adicionar todos os itens da requisição de cotação criada.
Em Adicionar selecione da lista:
- Materiais: da lista de materiais cadastrados quais serão solicitados para esta compra;
- Equipamentos: da lista de equipamentos cadastrados quais serão solicitados para esta compra;
- Serviços: da lista de serviços cadastrados quais serão solicitados para esta compra;
- Outros: da lista de outros itens cadastrados quais serão solicitados para esta compra;
- Fornecedores: da lista de fornecedores cadastrados, aqueles que farão parte do quadro de concorrência desta cotação;
Os fornecedores geralmente são adicionados no próximo momento da cotação (Solicitação), quando já houve contato com os mesmos e estes já passaram os valores de cada um dos itens.
- Descrição: caso queira agrupar itens da sua cotação, classificando e diferenciando de outros itens, é possível criar uma descrição que ficará em negrito na cotação.
- Ao adicionar uma descrição você poderá falar qual o tipo deste agrupamento: se trata apenas de materiais, ou serviços, ou a junção de ambos.
Veja um exemplo desta utilização:
- Perguntas: caso queira adicionar questões aos fornecedores que possam influenciar a decisão de quem comprar, utilize essa funcionalidade.
Neste primeiro momento da cotação - em fase de Rascunho - ao adicionar os itens da cotação, é necessário preencher as quantidades solicitadas. Você pode também adicionar especificações, trazendo maior detalhe aos materiais/equipamentos solicitados. Principalmente para aqueles itens cadastrados de forma genérica (como areia, por exemplo), a especificação que irá guiar o fornecedor ao tipo exato da areia que está sendo solicitado.
Ordem de execução
Esta funcionalidade permite que você direcione o faturamento da compra diretamente ao cliente da obra.
Selecione da sua lista de clientes a quem será direcionado.
Não esqueça de Atualizar para salvar a sua alteração.
A solicitação de cotação também pode ser feita pelo aplicativo BrickUp. Veja aqui como criar diretamente do seu celular essa requisição.
Para entender melhor as fases das cotações, passando para a etapa de contato com fornecedores acesse nosso artigo sobre o tema.
Assista o passo-a-passo da criação de cotação no video abaixo: