Como solicitar itens para cotação?

Aprenda a elaborar uma requisição de compra que possibilite a cotação e a pesquisa de preços entre diferentes fornecedores.

Para os itens que a empresa irá pesquisar preços com diferentes fornecedores antes da compra, o processo de cotação da BrickUp é bastante abrangente e permite a utilização de Automações para enviar notificações durante todo o processo.

Atenção: ao fazer uma requisição, é necessário indicar a obra relacionada.

Para criar uma cotação, acesse sua obra e navegue até o menu Requisições → Cotações.

A cotação passa por três fases distintas até a criação do pedido de compra:

Rascunhos: nesta fase inicial, o usuário insere as informações básicas e os itens que serão comprados;
Solicitações: as informações para a pesquisa de preços foram adicionadas, e um responsável pela cotação será designado para contatar os fornecedores. Os preços coletados serão avaliados para auxiliar na tomada de decisão;
Solicitações finalizadas: nesta etapa, os fornecedores já foram definidos e o processo de cotação é concluído.

Assim que uma cotação é concluída, o sistema BrickUp cria automaticamente uma ordem de execução (pedido de compra) que possui o mesmo ID da cotação.

Para criar uma cotação, clique em .

Informações básicas

Preencha as informações básicas da cotação:

Título da cotação: nome que você atribui à sua cotação;
Data de criação: o sistema define automaticamente a data de hoje, mas esse campo pode ser editado;
Subgrupo: informação opcional que serve como classificação ou agrupamento para suas cotações. Para aprender a criar subgrupos, acesse nosso artigo sobre o tema;
Data de entrega: se houver uma data limite para a entrega dos itens pelo fornecedor, esta data ajudará a equipe de compras a negociar prazos adequados;
Etapas: é possível incluir informações sobre as etapas do planejamento no processo de compras. Esses dados serão carregados para o pedido de compra e no lançamento financeiro dessa despesa

O sistema permite que você selecione mais de uma etapa do seu planejamento. O botão ao lado das etapas oferece duas opções para essa seleção:

Individual: permite selecionar as etapas de forma individual.
Árvore: possibilita a seleção de uma etapa principal, incluindo todas as suas subetapas

Atenção: os recursos serão apropriados apenas nas etapas de nível mais baixo

Para definir a divisão por etapa, clique no ícone da engrenagem e escolha entre distribuir Proporcionalmente por etapas (com base em porcentagens) ou distribuir as Quantidades de item a item por etapas (sendo necessário já ter adicionado os itens à cotação)

Por padrão, se houver mais de uma etapa e você não gerenciar a distribuição, o sistema fará a divisão das porcentagens de forma proporcional. Por exemplo, em duas etapas, cada uma receberá 50%.

Gestor: por padrão, a pessoa que está criando a cotação será registrada como gestora, mas esse campo é editável;
Status: para a cotação que está sendo criada, o status permanece como "rascunho". Em outros momentos, é possível alterar o status por meio deste campo;
Observação: campo disponível para adicionar comentários ou detalhes sobre a cotação;
Necessita aprovação: se o fluxo da empresa exigir aprovação da cotação para que ela se torne um pedido de compra, mantenha essa opção selecionada.

Atenção: se houver um fluxo de aprovação interno para as cotações, é necessário habilitar o campo na cotação, e o usuário responsável pela aprovação deve ter as permissões de acesso adequadas.

Para mais informações, acesse nosso artigo sobre permissões dos usuários

Clique em Salvar para liberar a cotação para preenchimento. Após salvar, será liberada a aba de Itens e Ordem de Execução.

Itens

Nesta aba, você poderá adicionar todos os itens da requisição de cotação criada.

1. Clique em "Adicionar" e selecione a partir da lista:

Materiais: escolha os materiais cadastrados que serão solicitados para esta compra;
Equipamentos: selecione os equipamentos cadastrados que serão solicitados para esta compra;
Serviços: escolha os serviços cadastrados que serão solicitados para esta compra;
Outros: selecione outros itens cadastrados que serão solicitados para esta compra.

Outras opções:

Descrição: se desejar agrupar itens da sua cotação para classificá-los e diferenciá-los de outros itens, você pode criar uma descrição que aparecerá em negrito na cotação. Ao adicionar uma descrição, você poderá especificar o tipo de agrupamento: se se refere apenas a materiais, apenas a serviços, ou a uma combinação de ambos.

Veja um exemplo de como utilizar essa funcionalidade:

Perguntas: se você deseja adicionar questões para os fornecedores que possam influenciar a decisão de compra, utilize esta funcionalidade.

2. Defina quantidades e especificações dos itens

Para cada item adicionado na cotação, preencha as quantidades, e caso tenha especificações (como marca, tipo, etc) adicione no campo a informação.

3. Atualizar

Salve as alterações e sua solicitação de cotação estará pronta!

A solicitação de cotação também pode ser feita pelo aplicativo BrickUp. Veja aqui como criar diretamente do seu celular essa requisição.

Ordem de execução

Esta funcionalidade permite direcionar o faturamento da compra diretamente ao cliente da obra. Selecione o cliente desejado em sua lista e clique em "Atualizar".

Com a solicitação finalizada, é hora de avançar para a fase de solicitação. Para mais informações, acesse nosso artigo sobre o tema.

Assista ao vídeo abaixo para um passo a passo sobre como criar uma cotação: