Já com a decisão de quem comprar e por quanto comprar, você pode partir para a Ordem de Execução - o pedido de compra da BrickUp.
Definidos fornecedores e preços a serem pagos na cotação, é hora de fazer o pedido de compra - ou Ordem de Execução, como denominamos na plataforma da BrickUp.
Ao finalizar uma cotação (com fornecedor selecionado e preços para cada um dos itens da requisição) o sistema automaticamente cria uma Ordem de Execução de mesmo ID para seguir o fluxo de compras.
Acesse as Ordens de Execução entrando dentro da obra, na função Requisições -> Ordens de Execução.
As OEs são apresentadas com as seguintes informações:
- ID: identificador da cotação/ordem de execução, se mantém o mesmo quando vêm da cotação;
- Tipo: poderá ser Cotação (quando o pedido de compra passou pela fase de cotações) ou OE (quando é criado diretamente pela tela de Ordem de Execução, sem passar por cotação);
- Descrição: o nome do seu pedido de compra;
- Fornecedor: quem irá fornecer os itens do pedido;
- Data: data de referência da compra;
- Total: valor total do pedido;
- Criado por: usuário responsável pela criação do pedido de compra;
- Aprovado por: usuário que aprovou a cotação para se tornar uma ordem de execução;
- Status: fase do pedido de compra.
Ordem de execução a partir de uma cotação
Para os pedidos de compra que vieram de uma cotação finalizada, as informações já estarão preenchidas e o usuário pode controlar o status da entrega destes itens.
Clique no ícone de editar 
para acessar a sua OE.
Perceba que a maior parte das informações básicas já estão preenchidas, pois vieram da cotação que já tinha esses dados. Na OE é possível definir a Forma de Pagamento acordada com o fornecedor - esta informação será carregada para o lançamento financeiro.
Abaixo, no campo de Nota Fiscal, é possível adicionar algumas informações:
- Número NFe: caso tenha o número da nota fiscal da compra, poderá incluir neste campo;
- Valor da NFe (R$): valor da compra na nota fiscal;
Você pode anexar o XML da nota fiscal - caso tenha - diretamente no seu pedido de compra. Esse anexo vai preencher automaticamente os campos de Número da NFe e Valor da NFe.
Anexar um XML na OE que veio de uma cotação não altera nenhum item do seu pedido e nem o valor total: o sistema realiza uma conferência dos valores, caso não seja o mesmo, irá apresentar a seguinte mensagem:
O usuário é responsável por tomar a decisão sobre esse arquivo - pode ser que o fornecedor tenha enviado o arquivo errado, ou com valores incorretos, vale a investigação.
- Emitir nota fiscal para: é possível definir no pedido de compra a quem o fornecedor deverá emitir a NF - para a Construtora ou diretamente ao Cliente. O arquivo exportado da ordem de execução será direcionado ao responsável selecionado.
- Caso escolha Cliente, o usuário pode selecionar da lista de clientes cadastrados quem será o responsável por esse faturamento.
- Observação: campo para adicionar qualquer comentário do pedido de compra.
Na aba de Itens é possível visualizar o que foi solicitado pela cotação, suas quantidades e valores unitários.
Note que não é possível alterar os itens do pedido: a OE veio de uma integração da plataforma, e a edição quebraria o fluxo das informações.
No ícone do email 
é possível acessar uma automação do sistema para enviar um email ao fornecedor com o pedido de compra. Não é necessário anexar nenhum arquivo - o sistema já faz isso para você.
O arquivo em anexo contém todas as informações do pedido de compra em PDF. É possível exportar esse PDF no seguinte ícone, retornando para a lista de OEs:
A partir do envio do pedido ao fornecedor, vamos controlar o status até a conclusão da OE.
Controle de status do pedido de compra
No ícone de status 
podemos alterar a situação do pedido de compra. Veja as opções e seus significados:
- Em aberto: pedido criado;
- Solicitado: pedido enviado ao fornecedor;
- Entrega Pendente: aguardando a entrega alinhada com fornecedor;
- Entrega Recusada: itens incorretos, necessário fazer contato com fornecedor para reenviar os itens;
- Concluído: pedido entregue na obra;
- Arquivado: desistência do pedido de compra.
É possível adicionar uma observação na alteração do status da OE. Esse histórico de alterações de status pode ser visto dentro da OE, no botão 
.
Ao alterar o status da OE para Concluído, uma janela de Pré-Confirmação da Ordem de Execução irá aparecer na tela, para informar ao sistema se as quantidades entregues pelo fornecedor são as mesmas solicitadas.
Caso as quantidades entregues estejam em conformidade, basta clicar em Confirmar.
Mas caso o fornecedor tenha entregue somente uma parte do pedido, é importante colocar a quantidade correta no campo. Isso permite que o sistema crie uma Ordem de Execução Residual. Mais abaixo, veja como funciona a OE Residual.
Mais abaixo, veja como funciona a OE Residual.
Após a confirmação, também é aberta automaticamente (para aqueles usuários que tem permissão do Financeiro) a janela de lançamento financeiro. Essa compra tem um custo, e a despesa pode já ser encaminhada ao Financeiro com as informações direto da OE.
Basta preencher outras informações do lançamento e Salvar para enviar ao Financeiro. Para saber mais sobre os dados do lançamento acesse nosso artigo do tema.
Caso seja do escopo de outra pessoa criar os lançamentos financeiros, o usuário pode finalizar a OE sem criar o lançamento. Na janela do financeiro após a conclusão da OE, clique em Cancelar.
Confirme a decisão de finalizar a OE sem lançamento financeiro.
Essa OE irá para a aba Finalizado. Para todas as OEs que não foram criados os lançamentos, o botão 
permite criar em outro momento a despesa da compra.
Funciona muito bem para quando o fluxo da empresa tem responsáveis diferentes para compras e financeiro: em compras, ele irá finalizar a OE sem criar o lançamento. No financeiro, o usuário vai na aba Finalizado das OEs e cria os lançamentos das compras que ainda não foram feitos.
Ordem de Execução Residual
Ao confirmar as quantidades abaixo do que foi acordado com o fornecedor, o sistema permite criar automaticamente um pedido de compra residual. Ele terá o ID da OE original entre parênteses, e a descrição será a mesma da OE original + (Residual).
O processo será o mesmo: acompanhe o status da entrega até concluir o pedido de compra.
Assista o passo-a-passo desse processo no video abaixo: