Uma cotação passa por diferentes status de acordo com a sua fase: Rascunho, Solicitação e Solicitação Finalizada. Entenda o que faz parte de cada fase da cotação.
A partir da criação de uma cotação com as informações básicas e os itens preenchidos com as devidas quantidades, é hora de adicionar um responsável para a cotação que irá realizar a pesquisa de preços.
Para essa próxima fase, altere o status da cotação de Rascunho para Solicitação.
Cotação em Solicitação
É possível fazer essa alteração através do ícone 
ou entrando na cotação e mudando o campo de status nas informações básicas.
Temos alguns status diferentes que representam essa mesma fase de Solicitação:
- Solicitação - em contato com fornecedores para pesquisa de preço;
- Concorrência - em negociação de preços com fornecedores;
- Pendente - pendente de tomada de decisão, de qual fornecedor comprar;
Ao entrar novamente na cotação (através do ícone de editar
) defina um Responsável nas informações básicas.
O responsável poderá utilizar uma das automações do sistema para enviar a solicitação de cotação aos fornecedores que desejar. Basta clicar no ícone 
, selecionar os fornecedores e escrever um corpo de email padronizado a todos deles.
Lembre-se: é necessário ter o cadastro dos fornecedores com email para usar a automação do sistema.
Não é preciso anexar nenhum arquivo nem descrever os itens, pois essa automação já envia em anexo o arquivo .xls que poderá ser respondido pelo fornecedor. Para ver este arquivo, clique em Exportar -> Modelo.xls
Preenchimento da planilha de cotação
Se o fornecedor responder a solicitação de cotação com a planilha da BrickUp preenchida, será um facilitador para usar a funcionalidade de cotações.
A planilha possui células bloqueadas para edição nos campos que não deverão ser alterados pelo fornecedor, como as informações da sua empresa, os itens solicitados e suas quantidades, informações sobre a obra.
Já os campos de preço, IPI, frete, informações do fornecedor, são editáveis e deverão ser preenchidos por ele.
Caso o fornecedor não preencha a planilha e envie os preços dos itens por outro meio, você mesmo pode preencher esses valores na planilha para fazer o upload dela. Isso facilita a inserção dos preços, ainda mais em cotação com múltiplos itens.
Adicione os fornecedores que farão parte do quadro de concorrência da cotação através do botão Adicionar -> Fornecedores.
Para fazer o upload da planilha respondida pelo fornecedor, clique no botão de expandir a aba do mesmo e através do botão 
faça o upload da planilha.
Veja que o os preços e condições da compra são preenchidos automaticamente através da planilha, o que facilita o uso do quadro de concorrência da BrickUp.
É possível preencher os preços e outras informações da cotação de forma manual, através de duplo clique nas células da tabela.
Perceba que ao longo do preenchimento dos preços alguns itens ficam em laranja. O sistema está mostrando qual o melhor preço entre os fornecedores do quadro de cotação para cada item.
Não esqueça de verificar também as condições de pagamento, frete e o valor total da cotação de cada fornecedor!
Apesar de ter alguns itens mais baratos, o preço total pode valer mais a pena com outro fornecedor.
Após a revisão dos valores e avaliação do quadro de concorrência, é hora de tomar a decisão de quem irá comprar.
Ainda em fase de solicitação (ou concorrência/pendente) é necessário escolher para cada um dos itens da cotação de qual fornecedor irá comprar.
Veja que uma coluna de Fornecedor Adotado é criada, mostrando o preço escolhido do fornecedor para cada um dos itens.
Você pode também escolher apenas um dos fornecedores, clicando na caixa de seleção do fornecedor. O sistema irá adotar todos os itens deste mesmo fornecedor.
Clique em Atualizar para salvar a decisão tomada.
Tendo em vista que o processo de cotação terminou após a decisão de quem comprar, é hora de alterar o status da cotação para Concluída.
Após a mudança de status, a cotação vai para a terceira fase: Solicitações finalizadas.
Solicitações finalizadas
Nessa fase, todas as cotações que foram concluídas aparecem na terceira fase, e automaticamente o sistema cria uma Ordem de Execução com mesmo ID da cotação.
Caso tenha optado por comprar de 2 ou mais fornecedores diferentes, serão criados pedidos de compra correspondentes a cada um dos fornecedores.
Ao concluir uma cotação a janela de avaliação de fornecedores irá aparecer na tela.
Esse processo é opcional.
Mas caso queira avaliar para ter uma reputação de seus fornecedores, é interessante dar notas para cada um dos critérios apresentados. A tag ao lado do nome do fornecedor traz a reputação das avaliações criadas.
A partir da conclusão da cotação, é hora de cuidar da Ordem de Execução. Acesse nosso artigo sobre o tema.
Assista o video com o tutorial das mudanças de status das cotações: