Com a solicitação de compra concluída, é o momento de entrar em contato com os fornecedores e comparar os orçamentos utilizando o mapa de concorrência.
Após criar a cotação com as informações básicas e os itens preenchidos com as quantidades necessárias, é hora de designar um responsável pela pesquisa de preços e pela criação do mapa de concorrência.
Para avançar para essa próxima fase, altere o status da cotação de Rascunho para Solicitação.
Temos diferentes status que representam essa mesma fase de Solicitação:
- Solicitação: em contato com fornecedores para pesquisa de preços;
- Concorrência: em negociação de preços com fornecedores;
- Pendente: aguardando a tomada de decisão sobre qual fornecedor escolher.
Ao acessar novamente a cotação (através do ícone de editar
) defina um responsável pela coleta de orçamentos com os fornecedores nas informações básicas.
Criando o mapa de concorrência
Com os itens levantados e o responsável pela cotação definido, é hora de criar o mapa de concorrência.
1. Adicione os fornecedores
Clique no botão Adicionar → Fornecedores para incluir os fornecedores que farão parte do quadro de concorrência da cotação.
Para cada fornecedor, será criada uma coluna onde você poderá adicionar os preços oferecidos. O próximo passo é incluir os preços unitários de cada item, além das informações sobre condições de pagamento, frete e descontos (se houver).
2. Adicione os preços unitários de cada fornecedor
Clique na célula do preço unitário na coluna correspondente a cada fornecedor e insira o preço orçado (por unidade de medida).
Esse preço será multiplicado pela quantidade solicitada, e será somado para gerar o total por fornecedor.
Você também pode incluir os preços através da nossa planilha de cotação.
3. Adicione outras informações de cada proposta
Sabemos que, no orçamento, não é apenas o preço unitário que importa. Condições de pagamento, prazo de entrega e descontos também influenciam a tomada de decisão. Incluir esses dados ajudará a enriquecer o mapa de concorrência.
Todas as informações da proposta do fornecedor podem ser preenchidas diretamente na planilha modelo de cotação. Consulte nosso artigo para mais detalhes.
4. Defina qual será o fornecedor escolhido
Após inserir os dados dos demais fornecedores no mapa, é hora de escolher de quem comprar.
Durante o preenchimento dos preços, você deve ter percebido que para cada item temos 1 preço em laranja: este é o preço mais barato entre os fornecedores desse item.
Você pode optar por adquirir o item de cada fornecedor com o preço mais baixo. Nesse caso, ao finalizar a cotação, serão gerados pedidos de compra separados para cada fornecedor.
Se preferir realizar toda a compra com um único fornecedor, também é possível. Basta marcar a caixa de seleção na coluna do fornecedor desejado.
Note que uma coluna chamada Fornecedor Adotado é gerada, exibindo o preço selecionado para cada item de acordo com o fornecedor escolhido.
Após fazer sua seleção, clique em
para salvar a decisão de compra.
5. Conclua a cotação
Ao retornar para a esteira de cotações (você pode usar o menu superior Requisições → Cotações), altere o status da cotação para Concluída.
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Atenção: apenas usuários com a permissão Aprovar Cotação podem alterar o status para Concluída.
A cotação será movida para a fase Solicitações Finalizadas e, automaticamente, uma Ordem de Execução será criada com o mesmo ID e descrição. A partir desse momento, você pode começar a controlar o pedido de compra.
Caso tenha escolhido comprar com mais de um fornecedor, serão criados pedidos de compra diferentes para cada um.
Acesse nosso artigo sobre Ordem de Execução.
Avaliação de fornecedor
Após concluir a cotação, uma janela de avaliação de fornecedores será exibida na sua tela.
Esse processo não é obrigatório, e você pode fechar ou cancelar a janela a qualquer momento. No entanto, se desejar manter um histórico de reputação dos seus fornecedores, é recomendável atribuir notas a cada critério apresentado. A tag ao lado do nome do fornecedor exibe o resultado das compras realizadas anteriormente.
Assista ao vídeo com o tutorial do mapa de concorrência: