Otimize seu processo: veja como criar um pedido de compra direto quando o fornecedor já é conhecido.
Quando já temos a definição do que será comprado, o fornecedor escolhido e o valor da compra, você pode criar diretamente uma Ordem de Execução, sem a necessidade de passar pela cotação. Confira o passo a passo abaixo:
1. Criando a Ordem de Execução
Dentro da obra, acesse o menu Requisições → Ordens de Execução. Clique no botão 
para criar uma nova OE e preencha as informações básicas:
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Título da Ordem de Execução: nome que identifica o pedido de compra;
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Data: data de criação da OE;
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Etapas (opcional): direcione o pedido para uma ou mais etapas específicas do planejamento da obra;
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Fornecedor: selecione o fornecedor responsável pela compra.
É possível selecionar várias etapas para um mesmo pedido de compra. Após salvar, acesse a OE e configure a alocação dos itens por etapa utilizando o ícone da engrenagem 
.
2. Adicionando Itens à Ordem de Execução
Acesse a OE criada clicando no ícone de editar 
e vá até a aba Itens.
Clique em Adicionar para incluir os materiais ou serviços, preenchendo a quantidade e o preço unitário de cada item.
Além disso, é possível preencher:
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IPI (%) e Frete unitário por item;
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Frete (R$) e Desconto (em valor ou %) aplicados ao total da compra.
Com todos os dados preenchidos, clique no ícone de e-mail 
para enviar automaticamente o pedido ao fornecedor. O sistema gera e anexa um PDF com todas as informações da ordem de execução.
3. Controle de status da Ordem de Execução
Após preencher as informações, basta acompanhar os status da sua OE até sua conclusão. No ícone de status 
podemos alterar a situação do pedido de compra.
Os status disponíveis são:
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Em aberto: pedido criado, ainda não enviado.
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Solicitado: pedido enviado ao fornecedor.
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Entrega pendente: aguardando a entrega dos itens.
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Entrega recusada: houve erro na entrega, será necessário recontato com o fornecedor.
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Concluído: pedido entregue com sucesso na obra.
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Arquivado: pedido cancelado/desistência.
É possível adicionar uma observação ao alterar o status da Ordem de Execução. O histórico dessas alterações pode ser consultado dentro da própria OE, por meio do botão 
.
Uma funcionalidade adicional importante é o botão 
, que permite acompanhar todas as alterações realizadas na Ordem de Execução.
As informações exibidas incluem:
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Data e hora: registro preciso do momento em que a alteração foi feita.
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Usuário: identifica quem realizou a modificação.
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Descrição: detalha qual informação foi alterada.
4. Concluindo uma OE
Ao mudar o status para Concluído, será exibida uma janela de Pré-Confirmação, para informar se os itens foram entregues conforme solicitado.
a) Se tudo estiver correto, clique em Confirmar.
Após confirmar a conclusão, será aberta a janela de lançamento financeiro (para usuários com permissão do Financeiro). Essa despesa pode ser registrada diretamente com base nas informações da OE.
Se o lançamento não for de sua responsabilidade, basta clicar em Cancelar na tela do financeiro.
A Ordem de Execução será finalizada e ficará disponível na aba Finalizado, aguardando o lançamento financeiro. Em que, a despesa poderá ser criada posteriormente por meio do botão 
disponível na tela.
Essa separação é ideal para empresas que dividem as responsabilidades entre os setores de Compras e Financeiro.
b) Se houver entrega parcial, informe as quantidades recebidas. O sistema criará automaticamente uma OE Residual, com o mesmo ID original e a descrição + “(Residual)”.
"Como funciona a OE Residual?"
Quando a Ordem de Execução é concluída, o sistema abre automaticamente a janela de lançamento financeiro (para usuários com permissão do Financeiro). Como a compra representa uma despesa, essa etapa permite encaminhar as informações diretamente ao setor financeiro.
Se, no momento da confirmação, as quantidades entregues forem menores do que as solicitadas ao fornecedor, o sistema oferece a opção de gerar automaticamente uma Ordem de Execução Residual.
Essa nova OE manterá o mesmo padrão:
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ID da OE original entre parênteses;
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Descrição da OE original com o sufixo (Residual).
O restante do processo segue o mesmo fluxo: acompanhe o status da OE Residual até a entrega final e a conclusão completa do pedido de compra.
É importante destacar que a conclusão de uma Ordem de Execução está condicionada a duas funcionalidades essenciais do sistema: o Lançamento Financeiro, já abordado anteriormente, e a Apropriação dos itens na obra.