Utilize o XML recebido para gerar sua Ordem de Execução — Pedido de Compra — de maneira rápida e prática.
Se o Radar de Notas Fiscais estiver homologado no seu sistema, é possível agilizar a criação de Ordens de Execução diretamente por essa funcionalidade.
Para mais informações sobre o Radar de Notas, clique aqui.
Como criar uma Ordem de Execução com o XML da nota?
-
Acesse: Obra → Requisições → Ordens de Execução.
-
Clique em Adicionar e preencha os dados básicos da Ordem de Execução.
-
Clique em Adicionar XML e selecione o arquivo da nota fiscal.
-
Depois, clique em Salvar.
O sistema exibirá uma nova tela com os itens da nota fiscal. Se as informações estiverem corretas, clique em Salvar novamente para prosseguir.
O sistema identifica automaticamente itens já cadastrados na base de dados e associa suas respectivas unidades de medida.
1. Quando os itens do XML não correspondem à base de dados
Se algum item do XML não for encontrado na base, será necessário:
a) Procurar um item equivalente manualmente
-
Selecione o tipo do item.
-
Pesquise pelo nome correspondente na base.
-
A unidade de medida será preenchida automaticamente.
-
Clique em Salvar.
b) Cadastrar um novo item
-
Preencha o Tipo e a Unidade de Medida diretamente na tela Itens do XML.
-
Ao salvar, o sistema criará o item com o mesmo nome descrito na nota fiscal.
No exemplo, os itens cadastrados serão adicionados à base de dados em Recursos → Materiais.
Quer entender como cadastrar itens de forma eficiente e sem erros? Clique aqui.
2. Acompanhando a Ordem de Execução
Após finalizar as etapas acima, você poderá acessar a OE criada clicando no ícone Editar 
.
Na aba Nota Fiscal, o sistema preencherá automaticamente:
-
Número da NFe;
-
Valor total da nota;
-
Arquivo XML anexado.
Com essas informações, o pedido de compra estará completo — incluindo itens, quantidades e preços.
3. Controle de status da Ordem de Execução
No ícone de status 
podemos alterar a situação do pedido de compra.
Os status disponíveis são:
-
Em aberto: pedido criado, ainda não enviado.
-
Solicitado: pedido enviado ao fornecedor.
-
Entrega pendente: aguardando a entrega dos itens.
-
Entrega recusada: houve erro na entrega, será necessário recontato com o fornecedor.
-
Concluído: pedido entregue com sucesso na obra.
-
Arquivado: pedido cancelado/desistência.
É possível adicionar uma observação ao alterar o status da Ordem de Execução. O histórico dessas alterações pode ser consultado dentro da própria OE, por meio do botão 
.
Uma funcionalidade adicional importante é o botão 
, que permite acompanhar todas as alterações realizadas na Ordem de Execução.
As informações exibidas incluem:
-
Data e hora: registro preciso do momento em que a alteração foi feita.
-
Usuário: identifica quem realizou a modificação.
-
Descrição: detalha qual informação foi alterada.
4. Concluindo uma OE
Ao mudar o status para Concluído, será exibida uma janela de Pré-Confirmação, para informar se os itens foram entregues conforme solicitado.
a) Se tudo estiver correto, clique em Confirmar.
Após confirmar a conclusão, será aberta a janela de lançamento financeiro (para usuários com permissão do Financeiro). Essa despesa pode ser registrada diretamente com base nas informações da OE.
Se o lançamento não for de sua responsabilidade, basta clicar em Cancelar na tela do financeiro.
A Ordem de Execução será finalizada e ficará disponível na aba Finalizado, aguardando o lançamento financeiro. Em que, a despesa poderá ser criada posteriormente por meio do botão 
disponível na tela.
Essa separação é ideal para empresas que dividem as responsabilidades entre os setores de Compras e Financeiro.
b) Se houver entrega parcial, informe as quantidades recebidas. O sistema criará automaticamente uma OE Residual, com o mesmo ID original e a descrição + “(Residual)”.
"Como funciona a OE Residual?"
Quando a Ordem de Execução é concluída, o sistema abre automaticamente a janela de lançamento financeiro (para usuários com permissão do Financeiro). Como a compra representa uma despesa, essa etapa permite encaminhar as informações diretamente ao setor financeiro.
Se, no momento da confirmação, as quantidades entregues forem menores do que as solicitadas ao fornecedor, o sistema oferece a opção de gerar automaticamente uma Ordem de Execução Residual.
Essa nova OE manterá o mesmo padrão:
-
ID da OE original entre parênteses;
-
Descrição da OE original com o sufixo (Residual).
O restante do processo segue o mesmo fluxo: acompanhe o status da OE Residual até a entrega final e a conclusão completa do pedido de compra.
É importante destacar que a conclusão de uma Ordem de Execução está condicionada a duas funcionalidades essenciais do sistema: o Lançamento Financeiro, já abordado anteriormente, e a Apropriação dos itens na obra.